Modèle de réponse à un appel d'offres

Vous ne savez pas par où commencer ? Vous recherchez des exemples d’appel d’offres ? Vous vous demandez comment consulter les appels d’offres ?

LES QUESTIONS À SE POSER AVANT DE RÉPONDRE A UN APPEL D’OFFRES

Avant de se lancer dans la réponse à un appel d’offres, il est important de se poser les bonnes questions. En effet, répondre à un appel d’offres mobilise du temps !

Dans le cadre des marchés publics, vous avez la possibilité de sélectionner les lots pour lesquels vous avez le plus de chances de remporter le marché.

Bien sélectionner, est donc un premier pas vers la réponse à un appel d’offres.

Ensuite, vous devrez vous poser les 3 questions suivantes :

1. Avez-vous le temps de répondre à cet appel d’offres ?
2. Avez-vous les savoir-faire indispensables pour y répondre ? (Compétences, connaissance du marché, etc.)
3. Avez-vous des chances de remporter le marché ?

Maintenant que vous vous êtes posé les bonnes questions, vous vous sentez prêt à répondre.

Très bien !

COMMENT J’OPTIMISE MA RÉPONSE À UN APPEL D’OFFRES ?

Prenez le temps de la réflexion, prenez le temps de définir la charge de travail que vous aurez, en étudiant les documents qui vous sont communiqués :

-       Le RC : Règlement de Consultation. Il peut vous donner le budget de la collectivité

-       Le CCTP et ses annexes

-       Le devis estimatif dans lequel se trouvent les quantités demandées

Vous l’aurez compris, pour optimiser sa réponse, il est important d’analyser les documents communiqués, mais aussi de prévoir la structuration du dossier de réponse. Il faut tout autant bien préparer son projet, mais il faut également veiller à ce qu’il soit bien réalisé afin de vous donner toutes les chances de gagner le marché.

COMMENT RÉPONDRE À UN APPEL D'OFFRES ?

Vous trouverez ci-dessous les 5 grandes étapes pour une réponse efficace à un appel d’offres :

1. Trouvez des appels d’offres : retrouvez toutes les informations dans notre guide « prérequis pour réussir votre réponse électronique »
2. Récupérer et analyser le DCE : ensemble de documents fournis par l’acheteur qui regroupe toutes les informations nécessaires pour la compréhension de la demande
3. Rédiger votre réponse à l’appel d’offres : il est impératif de rédiger son dossier de candidature. Celui-ci comprend votre mémoire technique.
4. Déposer votre réponse : la réponse dématérialisée est désormais obligatoire pour les appels d’offres de plus de 40 000 € HT.
5. Analyser ses résultats : on ne remporte pas à tous les coups le marché. Il est donc important d’analyser ses résultats pour améliorer ses candidatures futures. 

Pour répondre correctement à un marché public il faut s’y être préparé un peu à l’avance : Odialis propose donc des formations spéciales appels d'offres.

En effet beaucoup d’entreprises répondent la première fois par opportunité et réalisent le dossier de réponse dans la précipitation. Cela ne laisse pas un grand souvenir d’autant plus si l’entreprise a perdu la consultation.

Répondre à un appel d’offres c’est à la fois un acte « administratif » et « commercial ».

Un acte administratif, car il est nécessaire de fournir des attestations et des informations afin de montrer que l’entreprise a les capacités techniques, financières et professionnelles pour réaliser l’objet du marché public.

Et puis c’est aussi et surtout un acte commercial. En effet une partie de votre réponse est dédiée à votre proposition commerciale.

Cette proposition doit en général contenir un prix détaillé et une proposition commerciale détaillée prénommée mémoire technique ou note méthodologique.

Pour bien répondre et éviter la précipitation, il est d’abord nécessaire de détecter au plus tôt la consultation.

Pour cela il est possible de s’organiser sa propre veille sur internet ou de passer par un professionnel qui vous garantira de récupérer pour vous les annonces vous concernant.

À titre d’exemple Société Explore et Wanao

Demandez à être accompagé ou externalisez vos réponses par nos équipes ! 

Une fois l’annonce détectée, vous aurez toutes les consignes dans le DCE : le Dossier de consultation des entreprises.

Votre réponse à l’appel d’offres va être constituée de documents types et de documents à personnaliser.

Odialis vous conseille dans vos réponses aux marchés publics.

POUR ALLER PLUS LOIN : LES DOCUMENTS DE LA CANDIDATURE :

On appelle ainsi les documents à fournir permettant à la collectivité de vérifier vos capacités techniques, financières et professionnelles à réaliser la prestation.

Pour cela vous devez compléter un formulaire appelé DUME  qui sera électronique à partir d’avril 2018, ou en attendant le DC1 et le DC2.

En 2018 le dossier de candidature sera une déclaration sur l’honneur, les pièces justificatives ne seront demandées que si vous êtes attributaire de l’appel d’offres.

Néanmoins vous devez disposer d’un Kbis, un Siren, une attestation de responsabilité civile, une lettre de délégation si le signataire n’est pas au Kbis, une présentation de votre entreprise, un document présentant vos références pertinentes de moins de 3 ou 5 ans.

La présentation des références doit comporter des précisions sur le nom de la collectivité, l’année, la  description de la mission, le montant et les coordonnées d’un contact.

Il est donc possible de préparer un modèle de réponse à un appel d’offres types en particulier pour le dossier de candidature. À terme faire un dossier de candidature prendra moins de 5 minutes.

Les documents de l’offre :

Les documents de l’offre sont constitués des pièces nécessaires à l’évaluation de l’offre afin de choisir l’offre économiquement la plus avantageuse.

Vous aurez à compléter ou fournir vos tarifs en complétant un BPU, DPGF, DQE  et présenter votre réponse en évitant de fournir un mémoire technique type.

Le mémoire technique est le document qui permet à la collectivité de « noter » si votre réponse est conforme à ses attentes et si votre réponse est pertinente.

Au-delà du prix et  du mémoire technique, vous aurez parfois à compléter un acte d’engagement même si cela n’est plus obligatoire, à renvoyer parfois signé le CCTP et CCAP.

En conclusion, répondre à un appel d’offres se préparer et il est possible de créer un modèle d’appel d’offres constitué des pièces types de la candidature et d’un modèle de mémoire technique à personnaliser ensuite.

La réforme des marchés publics a pour vocation de diminuer la charge administrative de la réponse pour se concentrer sur la qualité « commerciale » de l’offre.

Pour en savoir plus sur nos formations marchés publics, dématérialisation des marchés publics... Consultez notre catalogue de formation.

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